a) Bước 1: Tiếp nhận đơn khiếu nại

- Đối với khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết lần đầu của Chủ tịch UBND cấp huyện: Người khiếu nại gửi đơn và các tài liệu liên quan (nếu có) trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện cho Ban Tiếp công dân cấp huyện.

Thời gian gửi đơn trực tiếp: từ thứ hai đến thứ sáu và sáng thứ 7 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ theo quy định); sáng từ 07 giờ đến 11 giờ, chiều từ 13 giờ đến 17 giờ. Riêng sáng thứ 7 hàng tuần từ 8 giờ đến 11 giờ.

- Đối với khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết lần đầu của thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện theo quy định tại Điều 17 Luật khiếu nại: Người khiếu nại gửi đơn và các tài liệu liên quan (nếu có) qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp tại bộ phận văn thư cơ quan, đơn vi.

Thời gian gửi trực tiếp: từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần (trừ các ngày nghỉ theo quy định); sáng từ 07 giờ đến 11 giờ, chiều từ 13 giờ đến 17 giờ.

- Đối với đơn khiếu nại do các cơ quan khác chuyển đến theo thẩm quyền thì gửi qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp tại bộ phận văn thư cơ quan.
b) Bước 2: Thụ lý giải quyết

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết, Chủ tịch UBND cấp huyện; thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu) thụ lý giải quyết và thông báo bằng văn bản về việc thụ lý cho người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan, thanh tra cấp huyện; trường hợp không thụ lý giải quyết thì phải có văn bản nêu rõ lý do.
c) Bước 3: Xác minh nội dung khiếu nại

- Sau khi thông báo thụ lý, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu giao cơ quan chuyên môn, bộ phận chức năng của cơ quan, đơn vị tiến hành xác minh nội dung khiếu nại.

- Việc xác minh nội dung khiếu nại được thực hiện theo quy định tại Điều 29 Luật Khiếu nại; Mục 2 chương II của Thông tư số 07/2013/TT-TTCP ngày 31/10/ 2013 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình giải quyết khiếu nại hành chính và Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 02/2016/TT-TTCP ngày 20/10/2016 của Thanh tra Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 07/2013/TT-TTCP.
d) Bước 4: Tổ chức đối thoại

- Đối với việc khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu tiến hành đối thoại nếu yêu cầu của người đối thoại và kết quả xác minh nội dung khiếu nại khác nhau; đối với khiếu nại quyết định kỷ luật cán bộ, công chức, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu phải tiến hành đối thoại.

- Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đâu trực tiếp (hoặc ủy quyền cho người được giao xác minh) gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại.

Khi đối thoại, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu nêu rõ nội dung cần đối thoại; kết quả xác minh nội dung khiếu nại. Người tham gia đối thoại có quyền phát biểu ý kiến, đưa ra những bằng chứng liên quan đến vụ việc khiếu nại và yêu cầu của mình.

Việc đối thoại được lập thành biên bản; biên bản ghi rõ ý kiến của những người tham gia, kết quả đối thoại, có chữ ký hoặc điểm chỉ của người tham gia. Trường hợp người tham gia đối thoại không ký, điểm chỉ xác nhận thì phải ghi rõ lý do; biên bản này được lưu vào hồ sơ vụ việc khiếu nại. Kết quả đối thoại là một trong các căn cứ để giải quyết khiếu nại.
đ) Bước 5: Ra Quyết định giải quyết khiếu nại

- Sau khi xác minh, đối thoại (nếu cần thiết), cơ quan chuyên môn, bộ phận chức năng được giao xác minh nội dung khiếu nại báo cáo kết quả xác minh cho người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu.

- Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu ban hành Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo kết quả xác minh. Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu được gửi cho người khiếu nại; thủ trưởng cấp trên trực tiếp của người giải quyết khiếu nại; người có quyền, nghĩa vụ liên quan; cơ quan, tổ chức, cá nhân đã chuyển khiếu nại đến và Thanh tra cấp huyện theo thời hạn pháp luật quy định.